Le formulaire de contact d'un thérapeute doit-il être conforme HIPAA ?
Les spécialistes qui écrivent là-dessus se contredisent. Le désaccord est réel, et se résout dès qu'on regarde à quoi la règle se rattache.
Lisez six articles là-dessus et vous trouverez au moins deux réponses. Certains disent que toute soumission sur le site d'un thérapeute est encadrée. D'autres qu'une page ne traitant aucune information de santé sort entièrement de la règle. Les deux camps décrivent quelque chose de vrai et aucun n'énonce la condition qui les sépare, d'où la persistance du désaccord. La règle ne se rattache ni à la profession, ni au site, ni au formulaire. Elle se rattache à une catégorie d'informations, et savoir si un formulaire donné y tombe est une question à laquelle on répond en une minute.
Quelle réponse est donc la bonne ?
Les deux, selon le formulaire, et c'est la résolution honnête plutôt qu'une esquive. La règle couvre les informations de santé identifiables détenues ou transmises par un prestataire assujetti. Un formulaire qui collecte un nom, une adresse e-mail et une demande de rappel collecte une coordonnée, et une coordonnée concernant quelqu'un qui ne vous a rien dit de sa santé n'est pas une information de santé. Le même formulaire devient couvert dès que la soumission relie un détail de santé à cette personne. Chaque camp décrit donc l'un de ces formulaires et généralise. Regardez vos propres champs et la question cesse d'être contestée.
Qu'est-ce qui transforme un formulaire de contact en formulaire couvert ?
Tout champ demandant pourquoi la personne prend contact, dès lors que son identité est jointe à la réponse. Symptômes, diagnostics, traitements, historique de soins et numéros d'assuré sont les évidents. Moins évidents sont les champs que les thérapeutes ajoutent pour des raisons pratiques : un menu déroulant de motifs, une liste à cocher de spécialités, une question sur un premier suivi ou non. Chacun est un détail de santé lié à une personne nommée dès qu'il arrive avec le champ nom. Le test n'est pas la sensibilité ressentie du champ. C'est de savoir si un inconnu lisant la soumission apprendrait quelque chose sur la santé de cette personne.
Et si quelqu'un l'écrit quand même dans le champ libre ?
Ils le feront, et c'est l'argument le plus fort du camp du tout-est-couvert. Les gens décrivent leur situation quand on leur donne un champ, parce qu'ils essaient d'aider et ignorent où va le message. Vous ne pouvez pas l'empêcher. Ce que vous pouvez changer, c'est le degré d'invitation et ce qu'il en advient ensuite. Un champ intitulé pour demander ce dont quelqu'un veut parler se remplira de détail clinique ; le même champ intitulé pour les disponibilités, généralement non. Dites sur la page que le formulaire sert à organiser un premier échange et non à recueillir des informations cliniques, et routez les soumissions vers un endroit approprié plutôt que vers une boîte mail ordinaire.
Se faire envoyer la soumission par e-mail pose-t-il problème ?
C'est la partie que la plupart des cabinets négligent, et souvent le maillon faible. Un formulaire de site standard envoie la soumission par e-mail à l'adresse configurée : le contenu transite donc par les systèmes du prestataire de formulaires puis atterrit dans une boîte ordinaire, généralement synchronisée sur un téléphone, souvent partagée avec un assistant, et rarement couverte par un accord sur les données de santé. Tout le monde se concentre sur le chiffrement du formulaire en transit et s'arrête là. Si la soumission peut contenir du détail clinique, la boîte qui la reçoit fait aussi partie du système et mérite la même attention que le formulaire.
À quoi ressemble un formulaire de contact bien calibré ?
Court, logistique, et honnête sur sa propre finalité. Un nom, un moyen de joindre la personne, une préférence de canal et de créneau, et un champ note bref intitulé pour la prise de rendez-vous plutôt que pour les symptômes. Une phrase sous le formulaire expliquant que le premier échange est le lieu des questions cliniques, et que ce formulaire n'est pas un canal sécurisé pour des données de santé. Cette seule phrase fait plus que la plupart des mesures techniques, car elle change ce que les gens écrivent. Tout ce qui va au-delà appartient au système d'admission déjà utilisé par le cabinet, atteint par un lien après le premier contact, là où il peut être traité correctement.
Un formulaire calibré vous coûte-t-il des demandes ?
Moins que ne vous en coûte la version longue, dans la plupart des cas, car longueur du formulaire et taux de complétion évoluent en sens inverse. Un formulaire court demandant un nom et un moyen de contact se termine plus facilement qu'un formulaire demandant à une personne en difficulté de résumer sa situation dans un champ texte dès la première visite. La phrase expliquant pourquoi le formulaire est court fait aussi un travail discret : elle signale que le cabinet pense à la confidentialité avant qu'on le lui demande. Cela se lit comme de la compétence chez la personne qui hésite à prendre contact, et c'est la seule conversion qui compte sur cette page.
Comme partout dans ce domaine, ceci décrit le rapport d'un site à une catégorie d'informations et ne constitue pas un conseil juridique. L'endroit où un cabinet trace sa ligne lui appartient, à lui et à qui le conseille. Ce qu'une équipe web lui doit, c'est un build dont la frontière est explicite, pour que cette décision se prenne en connaissance de cause.
